Les démarches administratives pour commencer l’exercice
Gestion cabinet, Juridique Par Maxime BOITEAUD le 08-02-2022Cliquez ici pour télécharger la timeline sur les démarches administratives du Dr Maxime Boiteaud.
Introduction : les démarches administratives
Ça y est ! Vous avez soutenu votre thèse, prêté serment et déposé votre manuscrit à la bibliothèque de votre Université. Cerise sur le gâteau, une collaboration dans le cabinet de vos rêves vous fait de l’œil !
Mais pour l’avoir il va falloir flirter pendant quelques temps avec beaucoup de démarches administratives. Pas de panique, cet article est là pour vous aider à faire un sans-faute !
Les documents clés
Pour exercer confortablement en temps que chirurgien-dentiste libéral, vous aurez besoin de plusieurs numéros, cartes et attestations.
• L’attestation de réussite au diplôme : elle vous est transmise par l’administration de votre établissement une fois votre thèse déposée et toutes vos obligations universitaires acquittées. À terme vous sera remis le Diplôme d’Etat de Docteur en chirurgie dentaire.
• L’attestation d’inscription au Tableau de l’Ordre ainsi que le numéro qui vous est associé : le numéro RPPS (Répertoire Partagé des Professionnel de Santé) qui vous suivra toute votre vie.
• Le numéro d’Assurance Maladie de chirurgien-dentiste : il identifie votre activité libérale et permet de facturer auprès de l’Assurance Maladie. Vous aurez autant de numéros que d’activités libérales lors de votre carrière.
• Les numéros SIREN et SIRET : il s’agit de vos immatriculations d’entreprises. Le SIREN reste constant pendant toute la vie de l’entreprise et comporte 9 chiffres. Le SIRET est un peu plus long (les 9 du SIREN + 5) et la fin changera en cas de changement de cabinet par exemple.
• Le RIB professionnel : il contient les informations bancaires de votre compte professionnel.
• La Carte de Professionnel de Santé (CPS) : elle vous permettra entre autres choses de signer numériquement vos feuilles de soin.
Les étapes à réaliser
En partant du jour où vous récupérez votre attestation de réussite au diplôme, voici la marche à suivre.
Phase 1
• Prenez contact avec votre Ordre Départemental, afin de vous inscrire au Tableau. Vous aurez besoin des pièces suivantes lors de votre rendez-vous présentiel.
Votre dossier sera examiné à la prochaine session ordinale qui a normalement lieu les premiers lundi de chaque mois (attention la durée pour obtenir le rendez-vous peut être très variable selon les départements).
• Profitez de l’attente pour commencer à créer votre compte professionnel. Vous ne pourrez pas l’activer puisque vous n’avez pas encore vos numéros d’entreprise mais votre banquier peut déjà préparer le travail et vous fournir votre RIB professionnel.
Après validation de votre dossier en session ordinale, l’Ordre informe directement la Caisse Autonome de Retraite des Chirurgiens Dentistes et des Sages-Femmes (CARCDSF) ainsi que Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de votre inscription. La création de votre CPS et le courrier d’affiliation à la CARCDSF doivent donc vous arriver automatiquement par courrier en quelques semaines.
Environ une semaine après la session, vous allez recevoir votre attestation d’inscription au Tableau de l’Ordre et le précieux numéro RPPS qui va avec et dont vous aurez besoin pour passer à la suite.
Phase 2
• Contacter la CPAM. Appelez le 3608 pour demander à s’inscrire (ou le 3646 si cela ne fonctionne pas), ils vous enverront un mail demandant :
– Un questionnaire à remplir
– Votre RIB personnel
– Votre RIB professionnel
– Une photocopie de pièce d’identité
– La déclaration d’installation radio des locaux (demandez au titulaire). Vous devez également leur donner votre date de début d’activité et prévoir un rendez-vous physique où on vous expliquera le fonctionnement d’Ameli Pro.
Astuce : pour gagner quelques jours, vous pouvez appeler la CPAM pour prévoir le rendez-vous physique avant d’avoir reçu votre attestation d’inscription à l’ordre.
Environ deux semaines après avoir envoyé les pièces justificatives demandées, vous recevrez par courrier votre numéro d’Assurance Maladie de chirurgien-dentiste. Il vous permet de créer votre compte sur Ameli pro et d’y commander des feuilles de soins papier très rapidement (vous pourrez sinon le faire le jour du rendez-vous mais vous perdez alors deux semaines).
• En parallèle, inscrivez-vous à l’URSSAF. De toute manière vous serez contacté par mail à la suite de l’inscription à la CPAM mais pour gagner du temps allez sur leur site muni de votre numéro RPPS pour votre déclaration Cotisation Foncière des Entreprises (CFE).
Vous allez alors devoir remplir un formulaire au look magnifiquement rétro. Petit coup de pouce pour la section suivante :
Mieux vaut choisir le régime de déclaration contrôlée, sauf cas particulier (c’est-à-dire si vous ne faites que des remplacements et que vous prévoyez moins de 34% de votre futur chiffre d’affaire en dépenses professionnelles), il est plus intéressant que le Micro BNC. En cas de doute, contactez une AGA (Association de Gestion Agrée) mais pas de panique, les choix ne sont plus définitifs. Vous aurez jusqu’à début mai pour changer. Concernant la TVA, nous n’y sommes pas soumis en tant que chirurgien-dentiste donc rien à remplir.
Une fois l’avis rempli, envoyé et la réception accusée par mail, vous recevrez sous environ deux semaines par courrier votre avis d’inscription à l’INSEE qui contient vos numéros SIREN et SIRET, prérequis pour la phase 3.
Courage, le plus dur est fait. Il ne reste qu’à conclure !
Phase 3
• Activez votre compte professionnel : communiquez votre numéro SIREN à votre banquier pour qu’il puisse faire le nécessaire. Vous pourrez alors vous occuper de vos moyens de paiement et commander votre carte monétique pour encaisser les cartes bancaires.
• Créez votre compte professionnel pour les impôts : en vous inscrivant ici, vous recevrez un code d’activation par courrier en environ deux semaines.
• Créez votre compte URSSAF en ligne : la démarche est assez semblable, inscription sur l’URSSAF puis un code d’activation par courrier avec à peu près les mêmes délais. Vous pourrez vous occuper de vos déclarations obligatoires beaucoup plus facilement ici.
• À la réception du courrier d’affiliation de la CARCDSF, inscrivez-vous à l’aide du numéro adhérent reçu ici.
Vous pouvez demander la dispense de cotisation en début d’exercice pour les 2 premières années (avec rachat des points de retraite entre la 6è et 15è année) en remplissant la page 4 du formulaire.
Astuce : les cotisations se font par trimestre. Débuter votre activité juste après le début d’un trimestre vous fait « gagner » une cotisation.
Une fois votre CPS reçue et votre terminal de paiement paramétré avec votre carte monétique, vous y êtes ! Vous pouvez transmettre vos feuilles de soins électroniques et faire régler vos patients par carte bancaire. Votre exercice de chirurgien-dentiste libéral commence véritablement, félicitations !
Remarque : vous pouvez commencer à exercer dès que vous avez récupéré vos feuilles de soin papier mais si votre compte pro n’est pas encore actif, vous devrez vous contenter de règlements en espèce ou en chèque que vous encaisserez plus tard.
Conclusion
Avec les astuces de cet article, vous pourrez faire au plus vite les différentes démarches, mais certaines durées ne sont pas compressibles.
De manière générale, les institutions prennent une semaine pour traiter vos dossiers et vous pouvez compter une autre semaine pour recevoir les courriers en prenant une petite marge de sécurité. Comptez donc environ deux mois entre votre dépôt de manuscrit et votre début d’activité.
Astuce : soyez très gentils au téléphone ! Vos interlocuteurs ont l’habitude des gens qui râlent (sans succès) contre les administrations et être agréable peut considérablement accélérer les délais de traitement des dossiers et d’obtention des rendez-vous (voir obtenir des codes et numéros oralement avant réception du courrier).
Attention cet article vous donne le fonctionnement général, il peut y avoir des changements selon les départements. De même, certaines démarches normalement automatiques demandent parfois une relance.
N’hésitez jamais à appeler ou envoyer un mail pour demander des précisions. Après tout, vous êtes un ou une jeune professionnel(le) de santé qui ne sait pas trop comment l’administratif fonctionne… Officiellement !
